易宝典文章——玩转Office 365中的Exchange Online服务之五十七怎样管理邮件日记

在企业中，当决定因为某种原因，如诉讼、合规、举证等，需要启用邮件日记时。那么可以通过Exchange Online的管理中心或PowerShell来完成操作。

管理邮件日记的基本思路为——

确定需要启用邮件日记的情况，并根据情况总结出相关的条件；

根据条件预先拟定好相应的邮件日记规则草稿；

根据草稿创建日记规则；

根据实际使用的情况调整、修改或删除不合适的日记规则。

一、通过“Exchange管理中心”管理日记规则

在初次使用“Exchange管理中心”的“日记规则”工具时，会被提示强制指定“未送达报告”邮件地址，该邮件地址实际就是备用日记邮箱地址。

1、配置备用日记邮箱地址

由于“Exchange管理中心”提供的备用日记邮箱只能通过组织中的收件人列表进行选择，而无论是日记邮箱，还是备用日记邮箱，都建议使用外部邮箱。所以，首先要将备用日记邮箱定义为收件人，然后才能被设置到目标值中。

建议使用联系人的方式将定义外部邮箱。

然后在“Exchange管理中心”中，点击“合规性管理”，然后在右侧窗口中点击“日记规则”。

点击“将未送达的日记报告发送到”后的“选择地址”链接，打开“未送达对话框”。

在对话框中点击“浏览”按钮，通过浏览窗口，选择之前创建好用作备用日记邮箱的联系人。点击“确定”，然后在点击“保存”完成设置。

2、创建日记规则

配置备用日记邮箱后，即可创建日记规则。在“日记规则”窗口中，点击“+”创建按钮。在“新建日记规则”对话框中，指定日记报告发送的日记邮箱（该邮箱建议是一个外部邮箱），然后为该日记规则指定一个名称，建议该名称应该与当前规则的作用有关系，可以看作是对当前规则的一个描述。

接下来需要指定日记收件人，该收件人实际是Exchange Online组织的收件人，如果是外部邮箱，则需要事先将其定义为邮件用户或联系人。可以是单个收件人，也可以是一组邮件组收件人，更或是所有邮件。

如果选在“特定的用户或组”，则需要点击“选择人员”进行指定收件人。在弹出的“选择成员”对话框中，选择需要记录日记的收件人，点击“添加”按钮，然后点击“确定”关闭该对话框。

最后，需要指定日记规则的作用域，在“记录以下邮件…”的下拉菜单中选择一个作用域范围，如“所有邮件”，然后点击“保存”，完成创建。

返回到日记规则列表，可以看到在其中显示出来刚才创建的日记规则。

3、维护日记规则

默认情况下，创建好的日记规则将被标识为启用，可以按需要进行禁用。点击规则前端的“打开”对勾，如果勾上，则启用该规则，如果去掉对勾，则禁用该规则。

如果要修改日记规则的作用域、日记收件人、日记邮箱，只需选中该规则，点击列表上方的笔形按钮，打开修改“日记规则”窗口，对相关值进行修改，最后点击“保存”按钮，完成修改。

如果某个日记规则不在彻底不需要了，建议将其进行删除，通过“日记规则”列表的顶部的垃圾桶按钮可以删除选中的日记规则。

二、通过PowerShell管理邮件日记

参考如下文章，完成通过Power Shell链接到Exchange Online组织。

《体验O365中的EXO PS V2 之一初识Exchange Online PowerShell V2》

和

《体验O365中的EXO PS V2 之二通过Exchange Online PowerShell V2连接到组织》

1、查看现有日记规则

Get-JournalRule

2、创建日记规则

New-JournalRule -Name “业务员李四相关的邮件” -Recipient [email protected] -JournalEmailAddress “[email protected]” -Scope Global -Enabled $True

3、修改现有日记规则

Get-JournalRule -Identity “业务员李四相关的邮件” | Format-List

Set-JournalRule -Identity “业务员李四相关的邮件” -Name “业务员王五相关的邮件” -Recipient “[email protected]” -JournalEmailAddress “[email protected]” -Scope Internal

4、启用或禁用日记规则

Disable-JournalRule -Identity “业务员王五相关的邮件”

Enable-JournalRule -Identity “业务员王五相关的邮件“

5、删除日记规则

Remove-JournalRule -Identity “业务员王五相关的邮件”