易宝典文章——玩转Office 365中的Exchange Online服务 之九十八 解决使用 Office 365 发送电子邮件的 打印机、扫描仪和 LOB 应用程序的问题

Office365是一款功能强大的云服务套件,旨在提高企业的工作效率和生产力。其中包括丰富的应用程序和服务,如Exchange Online、OneDrive for Business、SharePoint Online等。这些服务可以通过互联网轻松地访问,但使用它们的过程中,一些用户可能会遇到一些问题,尤其是在打印机、扫描仪和LOB应用程序中发送电子邮件时。那么,如何解决这些问题呢?本文将为您详细介绍。

一、配置SMTP服务器

SMTP服务器是一种邮件传输协议,它用于将邮件从一个邮件服务器发送到另一个邮件服务器。如果您要用打印机、扫描仪或LOB应用程序发送电子邮件,您需要先配置SMTP服务器。Office365的SMTP服务需要身份验证才能发挥作用,因此,您需要访问Office365管理员门户并配置SMTP身份验证。具体步骤如下:

登录Office365管理员门户

选择主机名和MX记录选项卡

单击“更改”以更改MX记录的值

选择使用现有DNS记录选项,并选择添加记录

配置新的DNS记录并保存更改

现在,您可以使用SMTP客户端应用程序访问SMTP服务器

二、配置SMTP客户端应用程序

一旦您在Office365中配置了SMTP服务器,那么就可以使用这个SMTP服务器来发送邮件了。但您的打印机、扫描仪或LOB应用程序可能需要一些额外的配置,以便正确地连接到SMTP服务器。此过程包括以下步骤:

在打印机或扫描仪上启用SMTP身份验证

为服务器分配异地IP地址或命名

配置发送者地址

配置SMTP服务器地址和端口号码

配置邮箱和SMTP密码

保存更改并测试邮件发送功能

三、使用SMTP客户端应用程序发送电子邮件

一旦您完成上述步骤,您就可以使用SMTP客户端应用程序发送电子邮件了。这也适用于LOB应用程序。在LOP应用程序中,您需要配置其中的电子邮件模块,以确保通过SMTP服务器发送的电子邮件。

请注意,即使您使用的是Office365中的SMTP服务器,但您发送的邮件仍然可能会被接收方的反垃圾邮件策略拦截。这是因为很多反垃圾邮件策略检测到SMTP邮件的发送源,如果发送源不受信任,那么就会将该邮件标记为垃圾邮件。为了避免这种情况,您需要执行以下操作:

确保您的SMTP服务器具有反垃圾邮件功能

添加反垃圾邮件DNS记录以验证发件人的电子邮件地址

确保发件人的电子邮件地址与您的SMTP服务器完全匹配

四、综上所述

随着打印机、扫描仪和LOB应用程序的增加,您的组织可能需要使用这些设备向电子邮件地址发送电子邮件。使用Office365的SMTP服务器可以方便地实现这一点,但您需要正确地配置SMTP服务器和SMTP客户端应用程序,以确保成功发送邮件。此外,请注意反垃圾邮件策略,以确保您的邮件不会被拦截或标记为垃圾邮件。